Quản lý một nhà thuốc đạt chuẩn GPP đòi hỏi kỹ năng và sự am hiểu sâu rộng, đặc biệt khi nói đến những cửa hàng mới mở. Các chủ nhà thuốc thường phải đối mặt với nhiều thách thức và vấn đề cả lớn nhỏ trong quá trình này. Để hiểu về tiêu chuẩn GPP này và nắm bắt được phương thức vận hành nhà thuốc một cách hiệu quả, hãy theo dõi bài viết dưới đây cùng Santhuochapu.vn.

Nội dung chính

1. GPP là gì?

Good Pharmacy Practices (GPP), được hiểu là "Thực hành tốt trong quản lý nhà thuốc". Đây là hệ thống các nguyên tắc cơ bản liên quan đến chuyên môn và đạo đức, áp dụng trong việc thực hành nghề nghiệp tại nhà thuốc. Các nguyên tắc này, bao gồm quản lý và tiêu chuẩn kỹ thuật, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, hiệu quả và an toàn khi sử dụng thuốc.

Chuẩn GPP là gì?
GPP đại diện cho tiêu chuẩn cao nhất trong loạt năm tiêu chuẩn thực hành tốt (GPs) nhằm đảm bảo chất lượng thuốc. Bao gồm các giai đoạn như sản xuất (GMP), kiểm tra chất lượng (GLP), bảo quản (GSP), phân phối (GDP) và cuối cùng là quản lý nhà thuốc (GPP).

Kể từ năm 1996, Bộ Y tế Việt Nam đã triển khai các tiêu chuẩn này, với việc chính thức áp dụng GDP và GPP vào năm 2007, nhằm đảm bảo sự đồng bộ và toàn diện từ sản xuất đến phân phối thuốc. Mục tiêu chính là nâng cao chất lượng, hiệu quả điều trị và đảm bảo an toàn cho người dùng.

>>Tiêu chuẩn GPP trong ngành dược là gì? Tiêu chí nhà thuốc đạt chuẩn GPP

2. Nguyên tắc xây dựng nhà thuốc chuẩn GPP

Một nhà thuốc đạt chuẩn GPP không chỉ đáp ứng các yêu cầu pháp lý cần thiết cho hoạt động kinh doanh, mà quan trọng hơn, đó là việc thiết lập một tiêu chuẩn quan trọng để bảo vệ sức khỏe cộng đồng. Các nguyên tắc cơ bản để xây dựng một nhà thuốc đạt chuẩn GPP bao gồm:

Đặt sức khỏe cùng lợi ích của người bệnh lên hàng đầu.
Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về sắp xếp, bố trí và bảo quản thuốc.
Đảm bảo chất lượng thuốc và tư vấn, cung cấp thông tin cần thiết và theo dõi quá trình sử dụng thuốc của bệnh nhân.
Dược sĩ quản lý nhà thuốc cần tham gia vào quá trình tự điều trị, hướng dẫn sử dụng thuốc cho việc điều trị các triệu chứng bệnh đơn giản mà không cần bác sĩ kê đơn.
Kê đơn thuốc phù hợp với tình trạng bệnh và điều kiện kinh tế của bệnh nhân, đảm bảo việc sử dụng thuốc một cách hợp lý, an toàn và hiệu quả.

3. Tiêu chuẩn GPP cho nhà thuốc

Một nhà thuốc đạt chuẩn GPP không chỉ phải tuân thủ chuỗi nguyên tắc trong lĩnh vực dược phẩm gồm GMP, GLP, GSP, GDP mà còn cần đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo chất lượng và an toàn trong việc cung cấp thuốc. Các tiêu chuẩn này bao gồm:

Tiêu chuẩn về cơ sở vật chất nhà thuốc GPP: Diện tích nhà thuốc đạt chuẩn GPP tối thiểu là 10m2 và được trang bị đầy đủ các không gian cần thiết như khu trưng bày, bảo quản, khu mỹ phẩm, cũng như các thiết bị bảo quản thuốc phù hợp.
Tiêu chuẩn về nhân sự: Người quản lý nhà thuốc phải có bằng Dược sĩ đại học và chứng chỉ hành nghề do Bộ Y tế cấp. Nhân viên phải mặc áo Blouse trắng, đeo biển tên, và ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ. Dược sĩ bán thuốc cần có trình độ chuyên môn, tuân thủ quy định bán thuốc và nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp.
Tiêu chuẩn về hoạt động: Nhà thuốc cần thực hiện việc ghi chép, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tuân thủ quy định về quảng cáo, kiểm soát chất lượng thuốc, bán thuốc có/không kê đơn, và giải quyết khiếu nại về thuốc.

4. 7 bước quản lý và vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP

4.1 Chuẩn bị thủ tục và hồ sơ kinh doanh

Để kinh doanh nhà thuốc một cách hợp pháp, việc nắm vững và chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và hồ sơ là vô cùng quan trọng. Quy trình này đòi hỏi sự chấp thuận và giám sát chặt chẽ từ các cơ quan chức năng và nhà nước. Sự tuân thủ nghiêm ngặt giúp nhà thuốc hoạt động suôn sẻ và tránh khỏi những rắc rối khi có thanh tra y tế.

Các giấy tờ cần thiết để mở nhà thuốc bao gồm:

Giấy chứng nhận hành nghề Dược
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (được cấp bởi Sở Kế hoạch & Đầu tư hoặc UBND quận/huyện).
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phẩm, cũng do Sở Y tế cấp.
Giấy chứng nhận nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP, thường được cấp lại mỗi ba năm.

4.2 Cơ sở vật chất & trang thiết bị

Quầy và tủ thuốc cần được thiết kế đẹp mắt, hài hòa với tổng thể không gian, đồng thời thuận tiện cho dược sĩ và khách hàng. Thuốc phải được bảo quản đúng cách, tránh ánh nắng trực tiếp.

Nhà thuốc đạt chuẩn GPP cần có các trang thiết bị sau:

Trang thiết bị bảo quản thuốc: tủ, quầy kệ, hệ thống chiếu sáng, nhiệt kế, ẩm kế, máy lạnh, và các phương tiện bảo quản lạnh phù hợp.
Dụng cụ bán lẻ và bao bì: khay thuốc, kéo cắt thuốc, bao bì kín khí (có nhãn), ghim, dây thun, giấy dán giá...
Nhãn khu vực hàng hóa: khu vực cho các loại thuốc kê đơn và không kê đơn, dụng cụ y tế, thực phẩm chức năng, khu biệt trữ, nơi bán lẻ thuốc, khu vực rửa tay, tài liệu nhà thuốc, sách báo...
Yêu cầu về hồ sơ, sổ sách: sử dụng máy tính để quản lý toàn bộ quá trình từ nhập hàng đến xuất hàng và tồn trữ, đồng thời lưu trữ cẩn thận số lô, hạn sử dụng và nguồn gốc thuốc để dễ dàng tra cứu.
Thiết bị phòng cháy chữa cháy

4.3 Hoàn thiện danh mục thuốc

Khi vận hành một nhà thuốc theo tiêu chuẩn GPP, việc quan trọng nhất là chuẩn bị một danh mục thuốc đầy đủ và phù hợp với quy định. Điều này không chỉ đảm bảo mục tiêu kinh doanh mà còn phục vụ tốt cho việc chăm sóc sức khỏe cộng đồng.

Đầu tiên, cần đảm bảo rằng nhà thuốc đã có sẵn danh mục đầy đủ các loại thuốc phổ thông, thường xuyên được sử dụng, để luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu của người bệnh.

Sau đó, nhà thuốc có thể xem xét nhập thêm các loại thuốc yêu cầu tư vấn chi tiết về tính năng và cách dùng. Lượng nhập các loại thuốc này nên căn cứ vào nhu cầu và khả năng mua của người dân tại khu vực đó. Nếu có những loại thuốc mà khách hàng thường xuyên yêu cầu nhưng nhà thuốc chưa có, cũng cần lưu ý và bổ sung kịp thời vào danh mục.

4.4 Nhân sự của nhà thuốc

Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành nhà thuốc, vì họ là người trực tiếp cung ứng thuốc cho khách hàng. Tuy nhiên, việc tuyển chọn một đội ngũ nhân viên chất lượng không phải là nhiệm vụ đơn giản.

Quản lý nhà thuốc cần xem xét hai tiêu chí chính khi chọn lựa nhân sự: trình độ chuyên môn và khả năng tư vấn. Bên cạnh đó, số lượng nhân viên cần phải phù hợp với quy mô của nhà thuốc để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Trong suốt quá trình làm việc, việc đào tạo nhân viên một cách bài bản là rất quan trọng. Đồng thời, cần thiết lập một chính sách lương thưởng và đãi ngộ công bằng, minh bạch để đảm bảo sự hài lòng và hiệu suất cao trong công việc.

4.5 Hoạt động của nhà thuốc

Trong tiêu chuẩn GPP, có ba hoạt động chính cần được thực hiện tại nhà thuốc: mua thuốc, bán thuốc và bảo quản thuốc.

Kiểm soát chặt chẽ chất lượng và quá trình bảo quản thuốc, đồng thời đảm bảo việc bán thuốc theo đơn và không theo đơn diễn ra một cách hiệu quả và an toàn. Cần phải giải quyết nhanh chóng và kịp thời mọi khiếu nại hay trường hợp thu hồi thuốc từ khách hàng.
Thực hiện việc ghi chép và lưu trữ thông tin về thuốc trong thời gian tối đa một năm, tính từ ngày hết hạn sử dụng của thuốc.
Mọi hành vi quảng cáo bất hợp pháp và lôi kéo khách hàng trong quá trình bán hàng đều bị nghiêm cấm.

4.6. Quản lý vốn và ngân sách

Quản lý vốn là yếu tố quan trọng cho các nhà thuốc, đặc biệt là những nhà thuốc mới thành lập. Việc quản lý tài chính kém có thể khiến hoạt động của nhà thuốc đạt chuẩn GPP lệch khỏi mục tiêu ban đầu.

Các nhà thuốc cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng các khoản chi phí sau để phân bổ ngân sách một cách hợp lý:

Chi phí liên quan đến thủ tục giấy tờ khi mở nhà thuốc và thuế.
Chi phí mặt bằng và lương nhân viên.
Chi phí đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở vật chất.
Chi phí mua hàng thuốc.
Các khoản chi phí khác như marketing, nâng cấp, phần mềm quản lý, v.v.

4.7 Thiết lập quy trình quản lý

Xây dựng một quy trình quản lý chuyên nghiệp cho nhà thuốc là cách hiệu quả để hạn chế sai sót và rủi ro trong kinh doanh. Để thực hiện điều này, cần lập ra một kế hoạch làm việc cụ thể, bao gồm:

Thiết lập giờ làm việc từ 8 giờ sáng đến 10 giờ tối hàng ngày.
Yêu cầu nhân viên ghi chép thông tin chi tiết về hàng hoá bán ra hàng ngày vào sổ sách hoặc sử dụng phần mềm quản lý.
Sau mỗi ca làm việc, nhân viên cần tổng hợp lại tất cả thông tin.

Sử dụng phần mềm quản lý là giải pháp hữu ích, giúp nhà thuốc kiểm soát công việc một cách chặt chẽ và hiệu quả. Ngoài việc tối ưu thời gian và công sức cho công tác kiểm kê hàng ngày, phần mềm còn giúp quản lý nhân sự một cách dễ dàng và chính xác hơn.

Trên đây là những thông tin hữu ích về GPP và các bước quản lý, vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP. Mong rằng những kiến thức này sẽ là tài liệu tham khảo quý giá, giúp các dược sĩ hiểu sâu hơn về quy trình vận hành nhà thuốc và áp dụng vào công việc kinh doanh của mình để đạt được hiệu quả và thuận lợi nhất.

Fanpage: Sàn Thuốc Hapu